Kích cỡ chữ: A+ | A | A-

Hiệu quả ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử trong công tác văn thư – Phần mềm Idesk giai đoạn 2010-2015

Bài đăng vào lúc: 14:33:24, ngày: 17/07/2015 GMT +7


Sở Tài chính Bình Định là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài chính; ngân sách nhà nước; thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước; tài sản nhà nước; các quỹ tài chính nhà nước; đầu tư tài chính; tài chính doanh nghiệp; kế toán; kiểm toán độc lập; giá và các hoạt động dịch vụ tài chính trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

Hàng năm Sở đã tiếp nhận đồng thời ban hành, tham mưu cho UBND tỉnh ban hành một số lượng lớn văn bản, từ năm 2010-2014 đã scan và xử lý 73.633 công văn đến và 18.594 công văn đi để giải quyết các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền.Với số lượng văn bản lớn như trên, việc kiểm tra, cập nhật văn bản đến, trình lãnh đạo phê duyệt và phô tô văn bản gửi đến các phòng ban liên quan xử lý bằng các thao tác thủ công mất rất nhiều thời gian và chi phí cho giấy, mực in, phô tô nhân bản tài liệu..... Tháng 5/2011 mô hình Văn phòng điện tử Idesk chính thức được đưa vào hoạt động tại Sở Tài Chính và được triển khai đồng bộ tới 08 phòng chuyên môn thuộc Sở. Tháng 5/2013 sử dụng hệ thống phần mềm thư điện tử để trao đổi các loại Giấy mời họp; lịch tuần và Scan, truyền tải các loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ.

Cơ sở hạ tầng kỹ thuật được lãnh đạo Sở đặc biệt quan tâm: các phòng làm việc của cán bộ, công chức trong Sở đều được trang bị máy tính có kết nối internet; bộ phận văn thư được trang bị máy scan để quét tài liệu;

Sau 5 năm triển khai tại Sở Tài chính Bình Định, mô hình Văn phòng điện tử Idesk đã thể hiện được những tính năng ưu việt trong việc xử lý, lưu trữ và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở tới các phòng chuyên môn.Văn bản đến, đi được cập nhập và xử lý trên môi trường mạng ngay trong ngày: tất cả văn bản đến và văn bản đi đều được lấy số và chuyển tới các phòng thông qua phần mềm Idesk. Riêng đối văn bản đến sau khi lấy số văn bản đến trên phần mềm Idesk sẽ tiến hành Scan từng văn bản và chuyển trên môi trường mạng dưới dạng file ảnh cho lãnh đạo. Sau đó lãnh đạo Sở ghi ý kiến phê duyệt trên văn bản điện tử và  chuyển văn bản dưới dạng file ảnh theo ý kiến phân phối của lãnh đạo tới các phòng chuyên môn.
Kết quả khai thác và  sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử Idesk tại Sở Tài chính bước đầu đã có tác động rất tích cực trong việc rút ngắn thời gian chuyển, nhận văn bản, giảm thiểu chi phí trong phát hành văn bản giấy..... khâu hành chính đã được đơn giản hóa, rút gọn rất nhiều; tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm văn bản nên viêc tra cứu tài liệu rất dễ dàng, nhanh chóng, tạo ra phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đội ngũ cán bộ, công chức luôn chủ động với công việc của mình.

Triển khai sử dụng Văn phòng điện tử đã góp phần hiện đại hóa nền hành chính công, từng bước nâng cao trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ công chức, đồng thời hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở, tạo môi trường làm việc thân thiện và nâng cao hiệu quả quá trình cải cách thủ tục hành chính.

 Cán bộ công chức tùy lĩnh vực chuyên môn có thể dễ dàng truy cập Văn phòng điện từ theo tài khoản được lập sẵn, giúp việc tìm kiếm tài liệu rất dễ dàng, nhanh chóng, tạo ra phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả.

 Hơn nữa mô hình này còn tạo nên một môi trường trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Góp phần tích cực vào việc xây dựng và phát triển tác phong làm việc chuyên nghiệp của cán bộ công chức hiện đại.

Trần Thị Trúc Liên - Văn phòng Sở