Ngày 26/10/2016, Sở Tài chính Bình Định đã tham dự Hội nghị Sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định do Sở Nội vụ tổ chức. Về tham dự Hội nghị có hơn 160 đại biểu đến từ các sở, ban, ngành khối tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước, các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh đến tham dự.
 

Ông Trịnh Xuân Long, Phó Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu khai mạc Hội nghị
 

 

Các đại biểu tham dự Hội nghị

Tại Hội nghị, bà Nguyễn Thị Tuyết Mai – Phó Giám đốc Sở đã đại diện Sở Tài chính trình bày báo cáo tham luận về “Các giải pháp đã triển khai thực hiện trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của Sở Tài chính, hiệu quả đạt được và những kiến nghị, đề xuất”.
 

Bà Nguyễn Thị Tuyết Mai – Phó Giám đốc Sở đã đại diện Sở Tài chính trình bày báo cáo tham luận tại Hội nghị

Nội dung tham luận:
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước. Ngày nay, trước những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Bởi vì:
- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý nhà nước theo đúng các quy định của pháp luật. Đồng thời, thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị có thể nghiên cứu; đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để dự báo, xây dựng phương hướng phát triển của cơ quan, đơn vị  trong thời gian đến. 
- Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác.
- Tài liệu lưu trữ còn là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và góp phần không nhỏ vào công tác cải cách hành chính của nước nhà. 
Do đó, việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống là nhiệm vụ hết sức quan trọng để có được tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy, trong 02 năm qua từ năm 2014 đến nay Lãnh đạo Sở Tài chính luôn quan tâm chỉ đạo, triển khai thực hiện kịp thời các văn bản của Bộ, ngành, UBND tỉnh đối với công tác này, đặc biệt là thực hiện Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định. 
Sở Tài chính là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách của địa phương nên khối lượng công việc phát sinh rất nhiều, đa dạng nhiều lĩnh vực vì vậy hồ sơ công việc nhiều. Do đó, hàng năm tài liệu nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan với khối lượng không nhỏ (tài liệu của các phòng chuyên môn như: phòng Tài chính đầu tư, Quản lý giá và công sản, Quản lý ngân sách, Tài chính hành chính sự nghiệp, Thanh tra,..).
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều hồ sơ công việc liên quan đến sự vụ công việc chuyên môn thường xuyên phải thực hiện để phục vụ công tác tổng hợp báo cáo, thanh tra, kiểm tra, phục vụ kiểm toán nên tình trạng hồ sơ công việc còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn (Quản lý giá và công sản, Quản lý ngân sách, Tài chính hành chính sự nghiệp) và hồ sơ tại các kho Lưu trữ cơ quan chưa xử lý của những năm trước.
Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống trong cơ quan, thực hiện nghiêm các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật khác có liên quan; đưa công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu trở thành nền nếp trong hoạt động của cơ quan và trở thành trách nhiệm hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức là một công việc đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa các phòng chuyên môn với Văn phòng Sở cũng như công tác chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo cơ quan mới mang lại hiệu quả cao. 
Thực hiện Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nội lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. 
Sở Tài chính chia sẻ các giải pháp đã triển khai thực hiện trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan trong thời gian qua, như sau: 
Trên cơ sở các văn bản trên, từ năm 2013, Văn phòng Sở đã tham mưu Lãnh đạo Sở ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ trong cơ quan như:  
- Quyết định số 820/QĐ-STC ngày 04/4/2013 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài chính;
          - Quyết định số 2419/QĐ-STC ngày 06/9/2013 Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan Sở Tài chính;
          - Quyết định số 3378/QĐ-STC ngày 27/11/2013 về thành phần tài liệu nộp lưu và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của Sở Tài chính;
          - Công văn số 3379/STC-VP ngày 27/11/2013 hướng dẫn việc lập, nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ hiện hành;
- Ban hành danh mục hồ sơ cơ quan năm 2013, 2014, 2015, 2016;
          - Ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, 2014, 2015, 2016;
          - Công văn số 3508/STC-VP ngày 02/11/2015 về việc đôn đốc các phòng chuyên môn của Sở thực hiện việc lập, nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan;
          - Công văn số 613/STC-VP ngày 29/02/2016 về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan.
 Đồng thời, Lãnh đạo Sở chỉ đạo tất cả các phòng chuyên môn không được để phát sinh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý trước khi nộp vào Lưu trữ cơ quan và tất cả cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc phải lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định và không để phát sinh tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.
Trong những năm qua, Sở Tài chính đã bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ đúng chuyên ngành đào tạo đảm bảo về chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, bố trí kho Lưu trữ tài liệu có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh để bảo quản và sử dụng có hiệu quả; trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ, đặc biệt thiết bị phòng cháy, chữa cháy tại các kho Lưu trữ của cơ quan theo quy định.
Hàng năm, giao Văn phòng Sở phối hợp hướng dẫn các phòng chuyên môn thuộc Sở thực hiện kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống được Lãnh đạo Sở phê duyệt. Đồng thời theo dõi, đôn đốc và báo cáo tiến độ thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trong cơ quan và kịp thời đề xuất những khó khăn, vướng mắc cho Lãnh đạo Sở để chỉ đạo, giải quyết kịp thời.
Kết quả đạt được qua 02 năm: năm 2011 đã giao nộp cho Chi cục lưu trữ tỉnh là 119 hồ sơ thuộc các năm 2005 và 2006; từ năm 2014 đến năm 2016 đã chuyển giao và tiếp nhận hồ sơ vào kho Lưu trữ cơ quan với số lượng 20 mét giá, bao gồm:  hồ sơ của phòng Tài chính đầu tư từ năm 2006-2015, Thanh tra từ năm 2005-2013, Văn phòng Sở từ năm 2007-2014. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Sở từ năm 2007-2008 đã thu thập xong và đang tiến hành chỉnh lý và dự tính sẽ hoàn thành, giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh vào cuối năm 2018 theo quy định. 
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh thước đo trình độ quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan, đơn vị, góp phần quan trọng không nhỏ vào công tác cải cách hành chính. Vì vậy, nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan trong thời gian đến, Sở Tài chính đã có những kiến nghị, đề xuất như:
- Đối với Bộ Nội vụ: kiến nghị có chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm; mở các lớp tập huấn về công tác lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.
- Đối với UBND tỉnh: bố trí cho mỗi cơ quan một biên chế cán bộ lưu trữ chuyên trách; hỗ trợ kinh phí cho các đơn vị để xử lý hồ sơ tồn đọng, tích đống; sớm ban hành quy chế sử dụng chữ ký điện tử (chữ ký số) để thuận tiên lập hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật.  
- Đối với Sở Nội vụ: thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ cho cán bộ chuyên trách nói chung và đặc biệt bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cho cán bộ, công chức của các sở, ban, ngành trong tỉnh nói riêng; thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra chéo về công tác lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng khi văn bản điện tử được xác lập bằng chữ ký số. 
Đồng thời, tại Hội nghị, Sở Tài chính cũng đã đề xuất các giải pháp thực hiện trong thời gian đến nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan như:
1. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan trong công tác lưu trữ như tuyên truyền, triển khai hướng dẫn kịp thời các văn bản chỉ đạo của Bộ, ngành, UBND tỉnh về công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức tham gia quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
2. Hàng năm, ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan làm cơ sở cho việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định; thường xuyên hướng dẫn, tổ chức tập huấn công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức trong cơ quan.
3. Thực hiện lập hồ sơ điện tử nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử (trừ những hồ sơ có tính chất phức tạp như hồ sơ công trình, dự án hoàn thành, hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ quản lý nhà, đất, hồ sơ quản lý cán bộ,...lưu theo hồ sơ giấy truyền thống).
4. Gắn công tác bình xét thi đua khen thưởng hàng năm với trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
5. Tăng cường đầu tư trang bị các thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định, đặc biệt công tác phòng chống cháy, nổ và phòng chống lụt, bão, nấm, mốc.
6. Hàng năm, có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng chuyên môn để tiến hành chỉnh lý dứt điểm hồ sơ tài liệu và thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định.
Nội dung tham luận của Sở Tài chính về “Các giải pháp đã triển khai thực hiện trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, hiệu quả đạt được và những kiến nghị, đề xuất” đã chia sẻ tại Hội nghị và được các đại biểu đồng tình thống nhất cao. Đồng thời, Sở Tài chính cũng chia sẻ thêm, hiện nay Văn phòng Sở đã phối hợp với đoàn viên thanh niên trong cơ quan thực hiện chỉnh lý hồ sơ tồn đọng, tích đống vào ngày thứ bảy hàng tuần nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng của những năm trước tại các kho Lưu trữ cơ quan./.