Thực hiện Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 11/10/2017 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019 và Công văn số 1041/SNV -VTLT ngày 03/8/2018 của Sở Nội về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019, ngày 05/8/2019, Đoàn kiểm tra Cụm số 2 bao gồm Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư và Thanh tra tỉnh (do Sở Tài chính làm cụm trưởng) đã tiến hành kiểm tra chéo công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019 tại Sở Tài chính. Tham dự buổi kiểm tra có bà Đặng Thu Hương – Phó Giám đốc Sở, bà Lê Thị Bích Thi – Chánh văn phòng cùng cán bộ, công chức của các phòng thuộc Sở.
 

 

Đồng chí Đặng Thu Hương – PGĐ Sở Tài chính phát biểu tại buổi kiểm tra

  
Qua  báo cáo và kiểm tra thực tế  công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài chính giai đoạn 2017-2019, Đoàn kiểm tra đã nhận xét, đánh giá như sau:
Sở Tài chính hàng năm, đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan; ban hành đầy đủ, kịp thời các văn bản chỉ đạo, quản lý cũng như hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. thực hiện và tham gia đầy đủ các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ do tỉnh tổ chức. Từ 01/3/2019 Sở Tài chính đã thực hiện văn bản điện tử đi có chữ ký số của Lãnh đạo Sở trên Hệ thống Văn phòng điện tử liên thông. Đồng thời, hướng dẫn CBCC trong quá trình xử lý công việc phải cập nhật các thông tin, tiến độ xử lý các văn bản và lập hồ sơ công việc do mình xử lý trên Hệ thống để quản lý đầy đủ cơ sở dữ liệu theo quy định, tạo thuận lợi cho việc tra cứu khi cần thiết. Ngoài ra, chú trọng đến cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, trang bị đầy đủ trang thiết bị vật chất cho công tác văn thư,  lưu trữ… Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả và hiện đại hơn, giúp giảm chi phí cho công tác in ấn tài liệu tại Sở và công việc lập hồ sơ công việc trở nên đơn giản tạo điều kiện cho việc lưu trữ và tra tìm hồ sơ nhanh chóng, thuận tiện
 

Bà Lê Thị Bích Thi – CVP Sở Tài chính trình bày báo cáo Kết quả tự kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019.

    
Tại buổi kiểm tra chéo công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019, sau khi đi kiểm tra thực tế và nghe ý kiến của các đơn vị về những tiêu chí chấm điểm theo hướng dẫn của Sở Nội vụ, các thành viên trong đoàn đã trao đổi, học tập những kinh nghiệm như: tạo lập hồ sơ công việc chuyên môn; lưu trữ hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan; công tác lưu trữ về lĩnh vực văn thư; cách xử lý tài liệu tồn động tích đống tại cơ quan; Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.
 

 

Thành viên của Đoàn kiểm tra thực tế công tác lưu trữ tại Sở Tài chính

    
Bên cạnh đó, Đoàn kiểm tra đã nêu những tồn tại, hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới như: công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa đúng thời gian quy định.
         
Nhìn chung, việc kiểm tra chéo công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn 2017 – 2019 đã tạo điều kiện cho các cơ quan có cơ hội học tập trao đổi kinh nghiệm để tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để công tác này ngày càng tốt hơn./.
                                    
Trần Thị Trúc Liên